废掉一个人的最好方式,是让他忙到没时间成长

你是不是一直处于这样的生活状态:

早上9点打卡上班,晚上22:50打卡下班,一天工作至少12小时,明明好像没干什么,可就是觉得没时间——工作没时间,休息也没时间。

回到家洗洗就该睡了,看着乱糟糟的房间好烦也没时间整理,更别说看书、运动、社交了。

第二天依然如旧,头发一掉一大把,黑眼圈也越来越重,时常感到焦虑、愤怒和沮丧……

正如很多文章所说,废掉一个人最好的方式,是让他忙到没时间成长,想要重新掌控自己的时间,拥有真正自由的人生,关键就是要拥有时间管理的能力。

本文中,全球知名时间管理大师博恩·崔西将为大家提供超级全面的时间管理方案,只要你耐心坚持,就会得到这些改善:

每天获得额外两个小时
提高产量和质量
提升掌控感
拥有更多陪伴家人的时间

彼得·德鲁克说:“没有计划的行动是一切失败的原因。”

如果你回顾你生命中的重大失误,你就会发现它们都有一个共同点,就是你在做决定之前没有进行足够的考量。

或许是因为没有收集足够的资料,又或许是没有花足够多的时间来权衡利弊。在所有的案例中,没有进行认真规划的代价都是昂贵的。

普通人和高效人士的区别就在于,后者工作得更有条理。

良好的生活或工作上的组织性、条理性,是高效、高薪人群的特有标志。

值得庆幸的是,条理性是一种技能,而所有的技能都是可以通过学习获得的,学习这种技能,可以让你在相同的时间内比其他的人完成更多的生活和生产任务。

有7个观念和技巧可以帮助你成为一个有条理的人:

 

01、整洁是一个关键的习惯

记住,整洁是提高个人生产率的重要习惯。

你需要一种秩序感使自己感到放松并掌控你周围的环境和生活。

每当你把生活或工作上的事情整理有序,你就能体验到一种幸福和满足感,自尊感也会得到提升,浑身充满力量,决心把工作做好。

许多人用自己的小聪明为工作环境的杂乱找借口,他们会说:

“我知道每件东西都在什么地方。”

“一张干净的办公桌代表了一个锈掉的大脑。”

然而,那些人往往是错的。如果他们在一个整洁有序的环境中工作一段时间,就会惊讶地发现效率和生产力比之前要高得多。

你可以通过做以下三件事来整理你的办公桌或办公室:

1.清理桌面

要想把办公桌整理有序,首先要清空它,一次只放你正在使用的东西。

如果可以的话,把东西收在抽屉里、身后的书柜里、垃圾桶里、碗橱里,甚至放到地上。

不管你用什么方法,在开始工作前尽可能地把桌子收拾干净、整洁,只留下最重要的东西。

2.准备好你所需要的一些东西

在动工前准备好你所需的一切资料和文件:笔、便笺、即时贴、计算器、尺子、录音机、文件夹……这些你在工作中需要用到的东西应该都在你触手可及的地方。

3.一次只处理一件事

当你开始着手一项工作的时候就下决心坚持做下去,但要是没有做好充分的准备,就不要草率开工。

把事情堆起来放到一边,等待合适的机会,总好过一遍又一遍地返工。

 

02、处理文件时能做的5件事

1.扔掉

不论在家或在办公室,时间管理最好的工具之一就是垃圾桶,可以用它来处理那些被搁置了数月的阅读材料。

问问自己:“如果我不看这些东西,是否会有消极后果?”

如果答案是否定的,就尽快扔掉它。

你也可以问问自己:“如果我需要这些信息,是否也可以通过其他途径获得?”

如果答案是肯定的,也把它扔掉。

我保持工作环境整洁的原则是:只要不确定是有用的,就扔掉!

2.委派给别人

当你拿起一份文件时,先想想看是否这应该是其他人的工作,是否别人可以做得比你更出色?

这是使你获得更多的时间做更重要的工作的唯一方法。

3.行动起来

着手处理这些必须由你亲自处理的信件、提案、留言等文件。

准备一个文件夹,在标签上写下“执行”一词,把它放在一个清晰可见的位置。

当你想到需要做什么事的时候,就立刻把它放到执行文件夹中,留待稍后处理。

4.归档留待日后参考

在确定把某些文件放进档案之前,先问问自己:“如果我今后找不到这些文件了会怎么样?失去这些信息会有什么消极后果?”

如果答案是没有大碍,或者你可以从别处获取这些信息,那么就坚决地扔掉这些材料。

有用的材料就按顺序归档。

建立一个所有文件、物品的主菜单或目录。这个主菜单显示每份文件的标题,并提示你它所在的位置。

5.把东西收拾好

当你完成某件事后,就把它收拾起来。以整洁的工作环境开始,以同样的环境结束。

 

03、善用时间管理工具

组织、计划你的每一天、每一周、每一月的生活都给予你更强的幸福感和掌控感,你会成为生活的主人。

1.使用时间规划工具

一个好的时间计划工具包括一个可以对每个任务、目标和所需工作一目了然的主目录。这个目录就是你时间计划系统的核心。根据这张表,你可以把个人的工作分配到各个月、周或天。

这个时间规划系统的第二个部分是一个可以使你安排计划未来数月工作的日历。有了一个正确的系统,你就可以把个人工作从主目录中分派到具体的每一天里。

还有一个部分就是每日工作列表。有人称之为“任务清单”。温斯顿·丘吉尔将他的日计划清单命名为“今日行动”。

2.根据优先次序整理你的列表

每一个高效的执行者都是按照每天的列表来工作的。

在制订自己的每日计划时,你应该先写下这一整天打算完成的每一项任务。

当开始工作时,不免会出现新的任务。但不管怎样,每做一件事之前都先把它写进你的列表里。

有时,一项任务出现时会显得很紧急,但一些看似会影响你其他事情的工作,一旦把它写在纸上,就会体现其真正的重要性。这些(看似紧急的)工作,当把它和其他任务同时写到清单上时,就显得不那么重要了。

3.建立一个45-文件体系

有一个简单的方法帮助你规划未来两年甚至更长时间的工作。我们称之为“45-文件体系”,是一种可以帮助你计划安排日程,并回调未来24个月活动的备忘文件。

它是这样设计的:

45份文档中,将其中31份标上1~31的号码,代表一个月的1~31号;

12份代表一年的1~12月;

剩下的两份是为未来两年准备的。

每月初,就把这个月的任务计划全部取出,分别放入以1~31命名的每日文档中。然后你就可以每天查看你的计划文档,并开始你一天的工作安排。

这个体系只需要几分钟的时间来建立,可以确保你不漏、不忘地跟进将来的任务、命令或委任。

 

04、前夜的准备

把第二天的工作计划作为每天下班之前的最后一件事。

当你提前一晚制订工作计划时,在你睡觉的时候你的潜意识就已经开始致力于你的计划和目标了。这样,当你从睡梦中醒来时,就已经迸发出一些对工作的思考和想法。

 

05、早起的鸟儿有虫吃

早点起床,你会更沉着、冷静、思路清晰并充满创造力地开始一天的生产生活。

在开展任何工作之前的几分钟,安静地沉思会节省工作执行中的数个小时。

很多成功者每天早上5∶00或5∶30就会起床,从而就有足够的时间思考安排一天的日程。

 

06、利用黄金时间做最重要的工作

所谓的内在黄金时段就是根据你的生物钟,一天之中对你来说最清醒高效的时间段。

那些最要紧的任务往往要求你以最好的、精力充沛的、清醒的、富有创造力的状态来完成。

对有些人来说,他们的黄金时间是在早上;对其他人来说,也许是晚上。一般而言,作家、艺术家或艺人的黄金时段是在每天凌晨的几个小时。

你也必须意识到外在的最佳时间段,即你的服务对象或客户最方便的时间。每个人都要根据自己的内在和外在的黄金时段来计划安排一天的工作。

 

07、使你的航空旅行也能创造财富

在个人规划中一个重要的领域就是旅行,特别是航空旅行。

很多年以前,一项调查发现:在飞机上一个小时不受干扰的工作产出相当于在普通办公环境中工作3个小时。这里的关键词是“不受干扰”。

1.首要一点就是预订一个非舱壁、靠窗的位置

之所以要选择这样的位置,是因为它不仅可以为你提供一个正前方的折叠桌用来工作,还可以保证你不受干扰,避免要绕过你去洗手间的乘客打断你。

要求旅行代理不要把你的位置安排在飞机上厨房或洗手间对面,这些位置都比较嘈杂,会分散你的注意力。

2.当你为出行收拾行李时,最好按照类别打包

出发前,坐在桌边再在脑中过一遍打算在飞机上完成的工作,确保你的公文包里备齐你需要用到的一切物品。当你用心去准备时,你会惊异于自己在飞机上的工作产出。

3.提早到达机场

大多数商务出行者只给自己留出60分钟赶飞机,甚至算上安检时间,这样会感到极度紧张,从而需要花费长达两个小时的时间来放松自己,平复情绪,以达到可以在飞机起飞时投入工作的状态。

因此,最好给自己留出宽松的时间,不紧不慢地到达机场。在这样的状态下,一登机,你就可以立刻投入工作并保持专注,直到飞机降落。

4.避免转移、分散注意力

确保在飞机上持续工作。拒绝报纸和杂志的诱惑。有些乘客会通过戴耳机来减轻旁人谈话的干扰。

如果你是一个新手,那么你可以把重要工作的处理安排在前往目的地的航班上,而在返途中就可以读读书或杂志,放松的看个电影。因为在返程时,你已经很疲惫了,不适合再做高产的工作。

让自己变得井井有条是获得出色表现的起点。在开始工作前的认真计划、安排会使你的表现、生产力、工作成果获得极大的提升。

要想在有限的时间内完成更多的工作,再有条理也不为过。这是时间力量的关键。

  • 关于作者:博恩·崔西,世界激励大师、世界500强企业推崇的绩效思想家、个人职业发展成功的演说家之一。比尔·盖茨、杰克·韦尔奇、沃伦·巴菲特等世界级商业领袖都曾经接受过他的领导者管理思想培训。